Анализ и оптимизация функционала финансовой службы

В данной статье рассмотрена оптимальная структура финансовой службы, а так же описаны функции и задачи отдельных элементов данной структуры.

 

Анализ действующей работы Финансовой службы необходимо проводить в разрезе протекающих внутри неё процессов и циклов.

Основные циклы  и процессы следующие:

1)      Цикл расходов;

2)      Процессы анализа финансово-хозяйственной деятельности, в том числе инвестиционных проектов на всех этапах;

3)      Процессы бюджетирования и финансового планирования в целом, в том числе контроль за их исполнением;

4)      Процессы контроля качества ведения бухгалтерского, управленческого, налогового, статистического учета, своевременность и достоверность формирования отчетности.

Все процессы тесно между собой взаимоувязаны.

Проблемы, характерные всей финансовой функции ТС.

Проблемы	Предложения
- руководство вынуждено получать информацию во многих отделах, т.к. нет единой систематизированной базы информации.  - сложность и неточность информационных потоков	Информационные потоки должны быть по возможности наиболее простыми, точными и доступными, разработка единой систематизированной базы информации по ряду родственных процессов на предприятии.
- Отсутствие должного программного обеспечения (информационных управленческих систем), что во многом увеличивает трудоёмкость работы финансового отдела и бухгалтерии и делает систему не гибкой в целом. ФС загружена текущей работой (основное время на обсуждение и поиск методик сбора и обработки информации и причин расхождения в показателях, а не на принятие стратегических решений).	Усовершенствование старых или введение новых ИСУ, в целях минимизации трудозатрат.
- Финансовый директор исполняет почти все функции, а когда один человек выполняет одновременно более 10 задач способность достичь качественных результатов значимо уменьшается.	Необходимость делегировать часть обязанностей и полномочий экономисту, к примеру, функции планового отдела.
Полномочия и обязанности:  - есть вероятность в упущениях каких либо процессов или их выполнение с рядом недостатков вследствие возможной неопределённости в разделении обязанностей, полномочий и ответственности; - иногда однородные задачи выполняются отделами не одновременно и несогласованно.	Чёткое разграничение обязанностей и полномочий между отдельными работниками, отделами и подразделениями.
Отсутствие методологии деятельности ФС, что делает упущения в выполнении ряда функции и задач.	Разработка чёткой методологии выполнения бизнес-процессов: перечня и форм отчётов для руководства, планирования, разработка инвестиционных проектов, бизнес планов, стандартизация форм документов, установление ответственных лиц за процессы с соответствующими полномочиями и обязанностями, стандартизация и чёткость в работе в целом.  NB! В целях недопущения бюрократизации ФС методологии должны быть информационно незагруженными, по возможности простыми, но точными.

Оптимальная структура ФС

Финансовому директору подведомственны: отдел учёта (бухгалтерия), финансовый отдел, отдел планирования.

 

Описание должностных обязанностей финансового директора

1)      основные обязанности:

- принимает полную ответственность за финансовую функцию;

- устанавливает финансовую политику и вырабатывает цели;

- следит за финансовыми итогами работы;

2) Ключевые задачи:

- руководит операциями бухгалтерского, финансового, и планового отдела;

- разрабатывает и внедряет эффективные процессы управления оборотным капиталом, планирования и управленческой отчётности;

- поддерживает отношения с банками и финансовыми учреждениями, договаривается о финансировании с минимальными затратами;

- отчитывается перед акционерами;

- обеспечивает соблюдение всех требований к отчётности и налогам;

- принимает и формирует профессиональные кадры;

Финансовый отдел:

- управлять кредиторской задолженностью, в рамках накладных расходов;

- своевременно проводить проплату через банки;

- контролировать краткосрочное управление средствами с помощью составления бюджетов денежных средств;

- анализировать ликвидность предприятия;

- определять потребность в оборотных средствах, получать банковские кредиты (в случае необходимости);

- анализировать возможности для инвестиций и продаж активов;

- проводить иной финансовый анализ для содействия принятию решений руководством;

Плановый отдел:

- разрабатывает прогнозные планы торговой деятельности совместно с отделом сбыта, центрами ответственности и инженерными отделами;

- разрабатывает годовые бюджеты и утверждает бюджеты отделений, отделов и подразделений предприятия;

- готовит информацию о ценообразовании (совместно с другими отделами);

- совместно с финансовым отделом разрабатывает инвестиционные меморандумы, бизнес планы, предложения и прочие внешние документы (принимает на себя окончательную ответственность);

- оценивает расходы на поддержание социальной сферы;

- отчёт о движении денежных средств;

- отчёты об использовании прибыли;

- комплексный анализ ФХД.